LegacyNotes est une plateforme de planification successorale numérique, de testaments de vie, de directives anticipées, de planification de la succession, de testaments basée en Suisse. Nous attache une grande importance à la protection des données personnelles de l’utilisateur et prend la question de la protection des données très au sérieux. La présente politique de confidentialité des données est destinée à vous informer de la nature, de l’étendue et de la finalité du traitement des données personnelles lorsque vous utilisez notre site internet, nos services numériques ou autres.
La loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et l’ordonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données (OLPD) s’appliquent de manière générale au traitement de vos données personnelles. Dans certains cas, par exemple si vous accédez à notre site internet depuis un État membre de l’Union européenne (UE), le règlement européen sur la protection des données (RGPD) s’applique également.
1. Nom et adresse de la personne responsable
Le responsable au sens du règlement européen sur la protection des données (UE-RGPD, ci-après RGPD) et d’autres lois nationales sur la protection des données des États membres ainsi que d’autres règlementations sur la protection des données est:
LegacyNotes GmbH (CHE-215.718.662)
Rosenbergstrasse 87
9000 St-Gall
Suisse
E-mail: datenschutz@legacynotes.ch
Site internet: www.legacynotes.ch
2. Nature, portée et finalité du traitement des données à caractère personnel
Dans ce qui suit, nous souhaitons vous informer des données personnelles que nous recueillons et enregistrons à votre sujet, à quelles fins nous utilisons ces données et à qui nous pouvons les transmettre si nécessaire.
a) Lors de la visite de notre site internet
Lorsque vous visitez notre site internet, nous enregistrons automatiquement les informations techniques générales relatives à votre visite dans des fichiers journaux (logfiles). Cela comprend, par exemple, l’adresse IP de l’appareil utilisé pour la visite. La collecte et le traitement de ces fichiers journaux sont effectués dans le but de permettre l’utilisation de notre site web (établissement de la connexion), de garantir et d’augmenter en permanence la sécurité et la stabilité de nos systèmes, de permettre l’optimisation de notre offre Internet et à des fins statistiques internes. Aucune identification de l’utilisateur n’a lieu, l’adresse IP utilisée par votre appareil est automatiquement rendue anonyme. De manière générale, aucun lien n’est établi entre ces informations collectées automatiquement et les données personnelles que nous stockons. Toutefois, une exception à ce principe peut s’appliquer si vous avez un compte d’utilisateur inscrit chez nous. Pour plus d’informations à ce sujet, voir le point 3b (Wo ist 3b ??). La base juridique de ce traitement de données est notamment notre intérêt légitime au sens de l’art. 6 al. 1 let. f RGPD.
b) Lors de l’inscription d’un compte d’utilisateur et de l’utilisation de nos services numériques
Pour pouvoir utiliser les services numériques de notre société, il est nécessaire de s’inscrire et donc de créer un compte d’utilisateur. Cela nécessite la saisie de certaines données personnelles, notamment:
- Votre adresse électronique (services gratuits et payants)
- Prénom et nom (services gratuits et payants)
- Numéro de téléphone mobile (services gratuits et payants)
- Adresse postale (services gratuits et payants)
- Mot de passe (services gratuits et payants; est stocké comme selon la fonction de hachage)
La collecte de données personnelles dans le cadre du processus d’inscription est effectuée dans le but de vous fournir un accès direct, protégé par un mot de passe, à vos données de base stockées chez nous. Vous pouvez y gérer ou modifier vos données personnelles. En plus des informations marquées comme obligatoires pour l’utilisation de nos services numériques, vous pouvez volontairement saisir et enregistrer d’autres données personnelles, notamment dans le cadre de votre retraite et de votre planification successorale. Nous n’avons pas accès à ces données, car elles sont cryptées avec votre clé personnelle et stockées sur nos systèmes. Nous utilisons à cet effet des algorithmes de cryptage standard. Cela ne s’applique pas à certaines données facultatives que vous avez stockées et que l’application doit pouvoir décrypter afin d’exécuter le service associé. Cela inclut, par exemple une date de rappel, que vous pouvez programmer pour certains documents spécifiques afin de recevoir automatiquement une notification à ce moment-là. Ces exceptions sont explicitement marquées lorsque vous stockez les données. La collecte et le traitement de ces données reposent sur la base légale de l’art. 6 al. 1 let. a RGPD et se base sur le consentement que vous avez préalablement donné.
3. Collecte, traitement et utilisation de vos données personnelles à des fins publicitaires
Outre les objectifs de traitement de vos données mentionnés au point 2 ci-dessus, nous utilisons également vos données pour vous recommander des produits ou des services susceptibles de vous intéresser. Ainsi, grâce à votre inscription, nous pouvons utiliser vos données personnelles pour des publicités ciblées et personnalisées. Cela concerne à la fois la personnalisation de la publicité par courrier électronique, comme les courriers électroniques d’information générale ou à caractère publicitaire (newsletter), par téléphone ou par courrier postal ainsi que par la diffusion de contenus et de publicités personnalisés sur nos portails. Le prestataire de services auquel les données personnelles sont transmises et qui a ou peut y avoir accès est notre fournisseur de bulletin d’information (newsletter). Nous avons conclu un contrat avec ce dernier pour le traitement de données conformément à l’art. 28 al. 3 RGPD.
En créant un compte utilisateur, vous pouvez vous abonner à l’une de nos lettres d’information et votre adresse électronique peut également être utilisée à des fins publicitaires jusqu’à ce que vous vous désabonniez de la lettre d’information correspondante. À la fin de chaque lettre d’information que nous vous envoyons, vous trouverez un lien que vous pouvez utiliser pour vous désabonner de la lettre d’information à tout moment.
Vous pouvez également vous désabonner au bulletin d’information (newsletter) à tout moment en envoyant un e-mail à datenschutz@legacynotes.ch.
4. Le transfert de données à des tiers
a) Principe
Nous ne transmettons vos données personnelles que si vous y avez expressément consenti, s’il existe une obligation légale de le faire ou si cela est nécessaire pour faire valoir nos droits, en particulier pour faire valoir des créances découlant de la relation contractuelle.
b) Lors de la visite de notre site internet
Nous transmettons vos données à des tiers dans la mesure où cela est nécessaire dans le cadre de l’utilisation du site internet, par exemple à notre hébergeur. Le site internet est hébergé sur des serveurs en Suisse. Les données sont transmises dans le but de fournir et de maintenir la fonctionnalité de notre site internet. Il s’agit là de notre intérêt légitime au sens de l’article 6 al. 1 let. f RGPD. De plus, nous avons conclu un contrat avec notre hébergeur pour le traitement des données sur mandat, conformément à l’art. 28 al. 3 RGPD.
c) Lors de inscription d’un compte d’utilisateur et de l’utilisation de nos services numériques
Les données et documents que vous déposez dans nos différents services numériques (dans le cadre de votre prévoyance et de votre planification successorale) sont cryptés avec votre clé personnelle et stockés dans nos systèmes. Nous n’avons pas accès à ces données. L’exception à cette règle est la divulgation expresse de ces données dans des cas individuels. Si vous nous fournissez des données, nous les utiliserons pour le traitement et la gestion des offres numériques, pour vérifier la plausibilité des données saisies et, dans le cas de services payants, pour leur bonne exécution. La collecte et le traitement de ces données s’effectuent sur la base juridique conformément à l’article 6 al. 1 let. a RGPD sont soumis à l’accord que vous avez donné.
Lorsque vous utilisez nos services numériques qui nécessitent un paiement, nous transmettons les données de votre carte de crédit à notre société partenaire, spécialiste pour les cartes de crédit, saisies sur notre site internet. Ainsi, nous ne stockons pas nous-mêmes les données des cartes de crédit. Si vous décidez de payer par carte de crédit, il vous sera demandé de saisir toutes les informations obligatoires. La base légale pour le transfert de données est l’exécution d’un contrat selon l’art. 6 al. 1 let. b RMPD. En ce qui concerne le traitement des informations relatives à votre carte de crédit par ces tiers, nous vous demandons de lire également les conditions générales et la politique de confidentialité des données de l’émetteur de votre carte de crédit. De plus, nous avons conclu un contrat avec notre partenaire spécialiste de cartes de crédit pour le traitement des données sur mandat conformément à l’art. 28 al. 3 RMPD.
5. Transfert de données personnelles à l’étranger
Nous pouvons également transférer vos données personnelles à des sociétés tierces à l’étranger, à condition que cela soit fait aux fins du traitement des données décrit dans la présente politique de confidentialité des données. Ces entreprises sont tenues, tout comme nous, de protéger vos données. Si le niveau de protection des données dans un pays ne correspond pas à celui de la Suisse ou de l’UE, nous veillerons, grâce à la conclusion d’un contrat, à ce que la protection de vos données personnelles corresponde à tout moment à celle de la Suisse ou de l’UE.
6. Cookies
a) Principe
Les cookies contribuent à rendre votre visite sur notre site internet plus facile, plus agréable et plus judicieuse. Lorsque vous visitez notre site internet, des cookies sont automatiquement enregistrés sur votre ordinateur. Les cookies sont de petites unités d’information qui peuvent être utilisées pour identifier votre logiciel de navigation de manière unique et pour stocker des informations supplémentaires telles que les paramètres de l’utilisateur.
La plupart des logiciels de navigation acceptent automatiquement les cookies. Cependant, vous pouvez configurer votre navigateur à tout moment pour empêcher l’enregistrement de cookies sur votre ordinateur ou pour vous informer chaque fois que vous recevez un nouveau cookie.
b) Lors de la visite de notre site internet.
Notre site internet peut être utilisé sans l’acceptation de cookies, mais il est possible que nous ne puissions pas fournir l’intégralité du contenu. Nous utilisons des cookies à des fins statistiques, par exemple pour savoir combien de personnes visitent notre site internet.
c) Lors de l’inscription d’un compte d’utilisateur et de l’utilisation de nos services numériques
Par principe, les services numériques que nous fournissons ne peuvent être utilisés sans l’acceptation de cookies de session.
7. Outils de suivi et d’analyse
a) Principe
Afin de concevoir notre site internet en fonction de vos besoins et de l’optimiser en permanence, nous utilisons différents systèmes techniques, principalement auprès de fournisseurs tiers tels que Google Analytics, afin de pouvoir mesurer et évaluer l’utilisation de notre site internet. Ces mesures peuvent être effectuées aussi bien de manière anonyme qu’à titre personnel, bien que sur notre site internet cela ne soit fait que de manière anonyme. Il est possible que les données collectées soient transmises par nous-même ou par les tiers fournisseurs de ces systèmes techniques à des tiers pour traitement.
L’outil d’analyse le plus couramment utilisé est Google Analytics, un service de Google Inc. basé aux États-Unis. Avec cet outil, les données collectées peuvent être transférées à un serveur de Google aux États-Unis, où les adresses IP sont anonymisées par l’activation de l’anonymat IP, de sorte qu’une attribution n’est pas possible. L’adresse IP anonymisée transmise par votre navigateur dans le cadre de Google Analytics n’est pas fusionnée avec d’autres données de Google. Ce n’est que dans des cas exceptionnels que l’adresse IP complète sera transférée à un serveur de Google aux États-Unis et sera rendue anonyme là-bas.
b) Lors de la visite de notre site internet
Nous utilisons Google Analytics exclusivement sur notre site internet, mais pas lors de l’utilisation de nos services numériques. Vous pouvez vous opposer à la collecte et au traitement de ces données par Google Analytics en définissant un cookie de désactivation qui empêche la collecte future de vos données lorsque vous visitez ce site internet: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
c) Lors de l’inscription d’un compte d’utilisateur et de l’utilisation de nos services numériques
Lors de l’inscription d’un compte d’utilisateur et de l’utilisation de nos services numériques, les erreurs dans l’application sont traquées, ce qui nous permet ensuite de les corriger. En outre, la date de la dernière connexion est enregistrée. Aucune donnée n’est envoyée à une application externe à cette fin. De plus, la structure de la base de données permet de voir en toute transparence le nombre de documents et de contacts que vous avez déposés. Cependant, votre contenu est crypté avec votre clé personnelle.
8. Vos droits
Vous avez la possibilité de faire valoir vos droits en matière de protection des données à tout moment et de recevoir, sur demande, des informations sur les données personnelles que nous sauvegardons à votre sujet. En outre, vous avez le droit de faire corriger les données incorrectes et de faire supprimer vos données personnelles, à condition que cela n’entre pas en conflit avec une obligation légale de conserver les données ou avec une autorisation de traiter les données.
Vous avez également le droit de nous réclamer les données que vous nous avez fournies (droit à la portabilité des données). Sur demande, nous transmettrons également les données à un tiers de votre choix. Sous certaines conditions, vous avez le droit de demander que nous transmettions vos données personnelles à vous-même ou à un tiers de votre choix dans un format standard. Veuillez toutefois noter que les données et les documents que vous déposez dans nos services numériques (dans le cadre de la planification de votre pension et de votre planification succession) sont stockés sous forme cryptée dans nos systèmes. Nous n’avons pas accès à ces données. L’exception à cette règle est la divulgation expresse de ces données dans des cas individuels. L’exception à cette règle est la divulgation expresse de ces données dans des cas individuels. La divulgation de ces données est soumise à votre unique volonté. Vous pouvez vous-même obtenir ces données via nos services numériques dans un format standard.
Vous pouvez nous contacter aux fins mentionnées ci-dessus à l’adresse électronique datenschutz@legacynotes.ch. Afin de traiter vos demandes, nous pouvons exiger une preuve afin de vérifier votre identité.
Le traitement des données peut être contesté pour des raisons tenant à la situation particulière des personnes concernées. Ce droit général d’opposition s’applique à toutes les finalités de traitement décrites dans la présente politique de confidentialité des données, qui sont traitées sur la base de notre intérêt légitime (art. 6 al. 1 let. f RGPD). Nous ne sommes tenus de répondre à une telle demande que si vous nous fournissez des raisons d’une importance primordiale (par exemple, un éventuel danger pour la vie ou la santé).
Vous pouvez vous opposer à tout moment au traitement de vos données à des fins de marketing et de publicité en envoyant un courrier électronique à datenschutz@legacynotes.ch
En outre, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente concernant le traitement de vos données à caractère personnel. Vous pouvez le faire auprès de l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence, auprès de votre lieu de travail ou auprès du lieu de la violation présumée des données.
De nombreuses opérations de traitement des données ne sont possibles qu’avec votre consentement explicite. Vous pouvez révoquer à tout moment un consentement déjà accordé pour le traitement de données à caractère personnel. Pour cela, il suffit de nous envoyer un message par e-mail (datenschutz@legacynotes.ch). La légalité du traitement des données qui a eu lieu jusqu’à la révocation n’est pas affectée par la révocation.
9. Protection des données
Nous utilisons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles stockées chez nous contre tout accès non intentionnel, illégal, manipulation non autorisé, suppression, modification, transfert ou utilisation, perte partielle ou totale et protection contre l’accès non autorisé par des tiers. Nos mesures de sécurité sont constamment adaptées et améliorées en fonction des évolutions technologiques. Nous n’assumons aucune responsabilité pour la perte de données ou leur connaissance et leur utilisation par des tiers.
En tant qu’utilisateur ayant déjà procéder à son inscription, l’accès à votre compte d’utilisateur n’est possible qu’après avoir saisi votre mot de passe personnel. Vous devez toujours garder vos données d’accès confidentielles et vous déconnecter de votre compte d’utilisateur lorsque vous avez fini de naviguer sur votre compte, surtout si vous partagez l’ordinateur avec d’autres personnes.
Nous prenons également très au sérieux la protection interne des données. Nos employés et les entreprises de services que nous mandatons se sont engagés de garder le secret et de respecter les règles de protection des données.
10. Conservation des données
Nous ne conservons vos données personnelles que pendant la durée légalement nécessaire ou conformément à la finalité du traitement. Dans le cas des analyses, nous conservons vos données jusqu’à la fin de celles-ci. Les données contractuelles seront conservées par nous-même plus longtemps, c’est-à-dire au moins aussi longtemps que la relation contractuelle existe et au maximum aussi longtemps que les délais de prescription des éventuelles réclamations courent ou que les obligations légales ou contractuelles de conservation sont prescrites. Les obligations de conservation qui nous obligent à conserver les données résultent des réglementations comptables et des dispositions du droit fiscal. Selon ces réglementations, les communications commerciales, les contrats conclus et les documents comptables doivent être conservés pendant une période maximale de 10 ans. Si nous n’avons plus besoin de ces données pour vous fournir des services, elles seront verrouillées. Cela signifie que les données ne peuvent alors être utilisées qu’à des fins comptables et fiscales.
11. Partie intégrante des conditions générales (« CG »)
La présente politique de confidentialité des données fait partie intégrante des conditions générales de LegacyNotes. En utilisant notre site internet ou nos services numériques, vous acceptez la présente politique de confidentialité des données et les conditions générales en vigueur. La présente politique de confidentialité des données et les conditions générales actuelles s’appliquent à toutes les personnes qui utilisent notre site internet ou nos services numériques de quelque manière que ce soit. Ceci est valable indépendamment du fait que l’accès à notre site internet ou à nos services numériques ait lieu en Suisse ou à l’étranger.
12. Contact
Avez-vous des questions sur la protection des données ? Dans ce cas, écrivez à datenschutz@legacynotes.ch.
13. Actualité et modifications de la présentes politique de confidentialité des données
Nous nous réservons le droit de mettre à jour cette politique de confidentialité des données de temps à temps. Toute modification substantielle de la présente politique de confidentialité des données sera notifiée aux utilisateurs inscrits par courrier électronique à l’adresse électronique fournie lors de l’inscription ou par un avis placé à un endroit approprié après la connexion au compte d’utilisateur. La dernière version est également disponible sur notre site internet. Les changements s’appliquent à partir du moment de leur publication sur notre site internet. Nous vous recommandons donc de visiter régulièrement notre site internet pour vous tenir au courant des mises à jour.
LegacyNotes GmbH, avril 2019